Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Abrechnung

Wann bekomme ich meine Nebenkostenabrechnung?

Wohnraummieter erhalten ihre Nebenkostenabrechnung im Regelfall innerhalb der gesetzlich zulässigen Abrechnungsfrist von 12 Monaten nach Abschluss des jeweiligen Abrechnungsjahres.

Für unsere Bestandsmieter sind wir bemüht, jedes Jahr die Abrechnung etwa zum gleichen Zeitpunkt wie im Vorjahr zu erstellen.

Warum ist meine Nachzahlung so hoch und der Nachbar hat bei nahezu gleicher Wohnungsgröße ein Abrechnungsguthaben?

Nebenkostenergebnisse lassen sich nur bedingt miteinander vergleichen. Dies liegt u. a. daran, dass nicht alle Mieter gleich hohe Nebenkostenvorauszahlungen leisten. Allein dieser Sachverhalt kann schon für unterschiedliche Ergebnisse sorgen. Auch das individuelle Verbrauchsverhalten im Bereich der Wärme und Wasserabnahme ist nutzer- und verhaltensspezifisch und somit nicht vergleichbar!

Welche Informationen erhalte ich mit der Abrechnung?

Sie bekommen von uns folgende Unterlagen:

  1. Anschreiben mit einer Zusammenfassung der Einzelergebnisse und Hinweise zur Zahlung, ggf. die Information über eine Anpassung Ihrer künftigen Vorauszahlungen
  2. Abrechnung der kalten Nebenkosten inkl. Erläuterung
  3. Aufbereitung der vom Messdienst gelieferten Abrechnungswerte als Heizkostenabrechnung
  4. Aufbereitung der vom Messdienst gelieferten Abrechnungswerte als Kaltwasserkostenabrechnung
  5. Erläuterung zur Heiz- und Kaltwasserkostenabrechnung
  6. Angabe der haushaltsnahen Dienstleistungen gem. EStG § 35a

Ich bin im Dezember eingezogen, warum muss ich Gartenpflegekosten bezahlen, obwohl keine Leistung mehr erfolgte?

In der Betriebskostenabrechnung werden grundsätzlich zunächst die Kosten ermittelt, die im gesamten Abrechnungszeitraum (12 Monate) angefallen sind. Diese Kosten werden dann auf alle an den Kosten beteiligten Mietobjekte verteilt und abschließend auf den Zeitraum der Nutzung (hier der Monat Dezember mit 31 Tagen) taggenau in Ansatz gebracht, siehe hierzu 556 ff BGB.

Was ist der Unterschied zwischen Nutzungszeitraum und Abrechnungszeitraum?

Der Abrechnungszeitraum umfasst immer den Zeitraum des gesamten abzurechnenden Jahres. Dies ist in der Regel der 01.01. bis 31.12. Nachdem für diesen Abrechnungszeitraum alle Kosten ermittelt wurden, erfolgt eine Aufteilung der Kosten auf den individuellen Nutzungszeitraum des Mieters. Als Nutzungszeitraum wird derjenige Zeitabschnitt bezeichnet, in welchem ein Mieter eine Wohnung angemietet hat. Der Begriff bezieht sich demnach auf den Vertragszeitraum, in dem eine Wohnung angemietet wurde. Inwiefern der Mieter tatsächlich Zeit in der betreffenden Wohnung verbracht hat, ist dabei nicht ausschlaggebend.

Wieso werden die Warmwasserkosten sowohl im Kaltwasser als auch im Warmwasserbereich der Nebenkostenabrechnung ausgewiesen, erfolgt eine Doppelbelastung?

Nein, die Kosten werden nicht doppelt abgerechnet.

Der reine Wasserverbrauch wird unter dem Bereich der Kaltwasserkostenabrechnung abgerechnet und fließt insoweit in die Kaltwasserabrechnung ein. Die zur Kaltwassererwärmung aufgewandte Wärmeenergie hingegen wird im Bereich der Warmwasserkosten abgerechnet.

Was sind Betriebskosten und warum muss ich diese bezahlen?

Nach der gesetzlichen Definition in § 1Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind Betriebskosten die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Damit ist zunächst festgelegt, dass Betriebskosten nur diejenigen Kosten sind, die gerade durch das Eigentum (oder das Erbbaurecht) an einer Immobilie laufend entstehen. Explizit ausgeschlossen sind Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.

Der Vermieter ist bei entsprechender Umlagevereinbarung im Mietvertrag berechtigt, diese laufenden Kosten auf den Mieter umzulegen.

Warum sind auf der Abrechnung Kosten für Kaltwasser aufgeführt, obwohl ich dafür keine Vorauszahlungen leiste?

Im Zuge des Mietvertragsabschlusses vereinbaren der Vermieter und der Mieter eine Gesamtmiete. Die „Miete“ setzt sich im Regelfall aus dem sog. Mietzins (Nettokaltmiete) und einem auf laufende Nebenkosten zu entrichtenden Vorauszahlungsbetrag für kalte und warme Nebenkosten zusammen. Im Regelfall vereinbaren viele Vermieter insoweit eine Vorauszahlung für nicht verbrauchsabhängige Nebenkosten (Betriebskostenvorauszahlung) und eine für verbrauchsabhängige (Heiz- und Kaltwasserkostenvorauszahlung).

Die berlinovo hat sich aus Gründen der Verbrauchstransparenz dafür entschieden, zudem eine Differenzierung zwischen den Heiz- und den Wasserkosten über einen getrennten Vorauszahlungsausweis vorzunehmen. Dieser Sachverhalt ermöglicht eine positionskonkrete Anpassung der zu leistenden Vorauszahlungen und soll den Mieter für die verbrauchsabhängigen Positionen zu seinem Nutzungsverhalten sensibilisieren.

Warum gibt es keine Heizkostenabrechnung direkt vom Messdienst?

Die Ihnen überlassenen Heiz- und Wasserkostenabrechnungen werden vom Messdienst erstellt. Dieser stellt uns über ein Volldatenaustauschverfahren die Verbrauchsdaten ihrer Nutzeinheit zur Verfügung, welche automatisiert in Ihrem Abrechnungsschreiben als Anlagen II und III an Sie verschickt werden.

Kann ich ein Ableseprotokoll für meine Verbrauchswerte bekommen?

Wenn Ihre Liegenschaft mit Funkmesstechnik oder elektronischen Heizkostenverteilern ausgestattet ist, bekommen Sie in der Regel bei der Ablesung durch den Messdienst keinen Beleg mehr. Bei einer Funkauslesung bemerken Sie gar nicht, wann der Messdienst die Daten im Haus abruft. In diesen Fällen benötigen Sie auch kein Ableseprotokoll. Die Heizkostenverteiler sind mit einer Speicherfunktion ausgestattet. Sie haben die Möglichkeit, ein komplettes Jahr den Verbrauchswert der vorangegangenen Periode abzulesen und direkt am Gerät zu kontrollieren. Die Anzeige des Heizkostenverteilers wechselt immer zwischen aktuellem Jahr und dem Vorjahr!

Warum kommt es oft zu Nachzahlungen, wenn ich im Februar ausziehe oder im November einziehe?

Hier kommt es oftmals auf Grund eines nicht ausreichenden Vorauszahlungsansparverhältnisses zu einem Nachzahlungsbetrag im Bereich der Heizkosten. Dies liegt im Wesentlich daran, dass über das Kalenderjahr witterungsbedingt unterschiedliche Wärmeabnahmen erfolgen. Im Sommer wird im Regelfall nicht geheizt, wohingegen im Winter ein dauerhafter Heizbetrieb erforderlich wird. Ungeachtet dieser witterungsbedingten Abnahmeschwankungen leistet jeder Mieter jedoch eine konstante Vorauszahlung für verbrauchsabhängige Betriebskosten, die auf die Gesamtjahresmenge kalkuliert wurde. Wer insoweit in den Wintermonaten einzieht, partizipiert nicht von den monatlichen Vorauszahlungen in den Sommermonaten ohne Heizenergieverbrauch, was oftmals eine Nachzahlung für diese Heizkostenposition zur Folge hat.

Ich war zur Ablesung der Heizkostenverteiler und Wasserzähler nicht anwesend, wo kommen die Werte in meiner Abrechnung her?

Bei dieser Frage hängt die Antwort von der verbauten Messtechnik in Ihrer Nutzeinheit ab. Ist Ihre Wohnung mit funkauslesbarer Gerätemesstechnik ausgestattet, erfolgt die Ablesung zum Ende des Abrechnungsjahres automatisch durch den Wärmemessdienst. Eine Anwesenheit in der Wohnung/Nutzeinheit ist nicht erforderlich, da die Werte mittels Funktechnik zum Jahresende an einen Datensammler gesendet und im Anschluss außerhalb Ihrer Wohnung ausgelesen werden.

Für den Fall, dass Ihre Wohnung nicht mit funkauslesbarer Messtechnik ausgestattet ist, kündigt sich der extern beauftragte Wärmemessdienst über einen Hausaushang zur manuellen Ablesung an. Hierbei erfolgen zwei Ablesetermine kostenfrei. Werden beide angekündigten kostenfreien Termine von Ihnen nicht wahrgenommen, haben Sie die Möglichkeit, im Anschluss einen kostenpflichtigen Individualtermin mit dem Wärmemessdienst zu vereinbaren. Nähere Angaben sind in diesem Fall der Benachrichtigungskarte des Wärmemessdienstes zu entnehmen. Wird dies von Ihnen ebenfalls nicht wahrgenommen, wird innerhalb der Heiz- und Wasserkostenabrechnung gemäß §9 HKVO eine Schätzung ihrer Verbrauchswerte vorgenommen.

Zahlung

Wie erfolgt die Zahlung des Abrechnungsergebnisses und wann?

Jede Nebenkostenabrechnung hat eine Fälligkeit. Diese liegt immer zum gleichen Zeitpunkt wie die Fälligkeit der monatlichen Mietzahlung und wird auf der zweiten Seite, unter der Zusammenfassung des Ergebnisses ausgewiesen. Alle nötigen Informationen, ob eine Abbuchung erfolgt, ob die Zahlung durch Sie zu veranlassen ist, ob Mitteilungen, wie die Bankverbindung, an uns erforderlich sind, finden Sie an dieser Stelle. Bitte lesen Sie den Text, der auf die verschiedenen Begebenheiten angepasst ist, aufmerksam durch.

Das Guthaben aus der Abrechnung übersteigt die monatliche Miete, was nun?

Sofern eine Abbuchung der Miete durch uns erfolgt, werden wir im Fälligkeitsmonat keine Abbuchung der Miete vornehmen, die Miete inklusive der betreffenden Vorauszahlungen werden mit Ihrem Guthaben aufgerechnet und der übersteigende Betrag an Sie ausgezahlt. Sofern Sie Selbstzahler sind, benötigen wir zur Auszahlung des Guthabens Ihre aktuelle Kontoverbindung. Wenn Sie die Miete weiterzahlen, dann erhalten Sie bei Vorlage Ihrer Bankverbindung das Guthaben ausgezahlt.

Ich habe ein Guthaben bei der Wohnung und eine Nachzahlung beim Stellplatz. Kann ich dies miteinander verrechnen?

Ja, dies können Sie gern tun. Wir bitten Sie jedoch darum, uns dies schriftlich oder gern per E-Mail anzuzeigen, da es sich um zwei verschiedene Verträge handelt, die wir buchhalterisch voneinander getrennt halten, und da es sich ggf. auch um zwei verschiedene Eigentümer handelt.

Ich habe ein Minus beim Abrechnungsergebnis. Ist das ein Guthaben oder eine Nachzahlung?

Dies ist ein Guthaben. Bei der Zusammenfassung werden die Kosten ohne Vorzeichen dargestellt und die Vorauszahlungen mit einem Minus. Wenn also die Vorauszahlungen größer sind als die Kosten, muss das Ergebnis auch mit einem Minus dargestellt werden.

Kann ich meine Bankverbindung telefonisch mitteilen?

Nein, die Anzeige muss aus Dokumentationsgründen schriftlich erfolgen, eine Mitteilung können Sie per Fax, postalisch oder auch gern per E-Mail vornehmen. Bitte geben Sie in diesem Zusammenhang aus Gründen der Zuordnung immer Ihre Mietvertragsnummer und den Grund Ihres Anliegens an.

Wer muss die Nachzahlung leisten bzw. wer bekommt das Guthaben, wenn zwei Vertragsparteien in der Wohnung wohnen oder gewohnt haben?

Grundsätzlich haften alle Mietparteien gesamtschuldnerisch für etwaige Nachzahlungsbeträge.

Gesamtschuldnerische Haftung im Speziellen bedeutet, dass mehrere natürliche oder juristische Personen für denselben Schaden gemeinsam verantwortlich sind. Die gesamtschuldnerische Haftung wird auch als solidarische Haftung bezeichnet. Guthaben sind analog zu betrachten. Die Auszahlung erfolgt auf ein vom Mieter angegebenes Konto. Untereinander haben die Mieter einen Anspruch auf Erstattung.

Vorauszahlungen

Warum werden Vorauszahlungen trotz einer Nachzahlung nicht angepasst?

Dies kann verschiedene Gründe haben:

Basis einer vorzunehmenden Anpassung sind immer die entstandenen Kosten. Diese werden auf 12 Monate aufgeteilt und dann mit dem verglichen, was derzeit mit Ihnen monatlich zur Zahlung vereinbart ist. Liegt dieser Betrag unter 5,00 € verzichten wir auf eine Anpassung.

  1. Sie sind im Laufe des Abrechnungsjahres eingezogen und die Abrechnung basiert daher nicht auf Kosten für ein vollständiges Kalenderjahr, also keine vollen 12 Monate.
  2. Wir haben bereits mit der Abrechnung des Vorjahres eine Anpassung vorgenommen und diese war ausreichend.

Mit der letzten Abrechnung wurden die Vorauszahlungen angepasst. Warum wurden diese in der neuen Abrechnung nicht vollständig berücksichtigt?

Bitte beachten Sie, dass etwaig angepasste Vorauszahlungskonditionen erst ab dem Monat der Vereinbarung Anrechnung finden können. Wurde eine Anpassung erst ab Oktober eines Jahres vorgenommen, so fließen auch nur für die Monate Oktober bis Dezember die Anpassungsbeträge bei einer kalenderjährlichen Abrechnungsperiode in die Abrechnung ein.